Ja, das Löschen von Projekten und Kunden mit Zeiteinträgen ist grundsätzlich möglich. Es wird ein zusätzlicher Hinweis eingeblendet, dass mit dieser Aktion auch die bestehenden Zeiteinträge gelöscht werden.
Alternativ kann das Projekt oder der Kunde aber auch archiviert werden. Damit bleiben alle Daten zu Auswertungszwecken erhalten. In der Zeiterfassung taucht dieses Projekt dann nicht mehr auf.
Zeiteinträge können auf der Seite Liste als "Abgeschlossen" markiert werden. Dazu genügt ein Klick auf das "Schloss-Symbol" in der ersten Spalte.
Diese können dann von den Mitarbeitern auch nicht mehr bearbeitet werden. Außerdem können auch alle Zeiteinträge, die angezeigt werden gleichzeitig als abgeschlossen markiert werden.
Wenn das Rechnungsfeature verwendet wird, dann werden die Zeiteinträge die zur Erstellung einer Rechnung verwendet wurden automatisch als abgeschlossen markiert.
Der Import einer großen Anzahl von Kunden kann entweder über die API erfolgen oder, wenn es sich um eine einmalige Aktion handelt, übernehmen wir den Import gerne. Dazu reicht ein Excel-File mit den Kundendaten.
Vordefinierte Textbausteine gibt es in SpikeTime nicht. Aufgrund der einfacheren Handhabung haben wir uns dazu entschieden eine Schnellauswahl der zuletzt verwendeten Beschreibungstexte zu implementieren.
Diese Funktion erfüllt die Anforderungen von Textbausteinen ohne den zusätzlichen Aufwand diese zuvor definieren zu müssen.
In unserem Blogpost zum Thema Zeiterfassung mit SpikeTime finden sich weitere Informationen hierzu:
Zeiterfassung für KMU und Freiberufler im Blog
Für wiederkehrende Aufgaben in Projekten bietet sich auch die Verwendung von Leistungen und Kategorien an.
Sie können dies selbst tun - dazu können Sie den Benutzer archivieren und dann einen neuen Benutzer anlegen.
Der archivierte Benutzer kann sich dann nicht mehr anmelden, aber die Zeiten bleiben erhalten.
Der Benutzer kann auf der Login-Seite
https://app.spiketime.de/login die "Passwort-Vergessen" Funktion nutzen.
Er bekommt dann eine E-Mail über die er ein neues Passwort setzen kann.
Ja, das ist möglich. Sie können das Zusatzfeld in der Spalteneinstellung der Liste als separate Spalte anwählen und die Summme anzeigen. Details hierzu finden sich in unserem Blog:
Summierung von Zusatzfeldern im Blog
Diese Option ist auf der Seite Liste neben den Export Buttons zu finden. Mit einem Klick auf das "Filter" Icon werden die Details im Export dargestellt. In unserem Blog werden Diese und alle weiteren Funktionen im Detail beschrieben.
Summierung von Zusatzfeldern im Blog
Ja, Zeiteinträge können auf der Seite "Zeiten" ganz einfach dupliziert werden. Wenn für einen Tag noch keine Einträge vorhanden sind, können diese vom Vortag oder vom gleichen Tag der Vorwoche kopiert werden.
Bei bestehenden Einträgen können diese, mit einem Klick auf das "Kalender-Icon" ganz links, an einen anderen Tag kopiert werden.
Bei einer Überschneidung blenden wir ein kleines Achtung-Symbol mit entsprechendem Tooltip ein. Ein explizites Verbot zur Anlage überschneidender Zeiteinträge gibt es nicht.
Ja, in den Account-Einstellungen kann die Option - "Ist verrechenbar" kann nicht überschrieben werden - aktiviert werden. Dann kann die Einstellung zur Verrechenbarkeit des Projekts beim Zeiten erfassen nicht überschrieben werden.
Die Rechnungspositionen nach Projekt zu gruppieren ist ganz einfach, dazu kann einfach beim Erstellen der Rechnung unter "Zeiteinträge gruppieren nach" -> Projekt ausgewählt werden.
Die Berechnung ist korrekt, es handelt sich lediglich um eine andere Darstellungsform.
In der Rechnung verwenden wir die sog. Industriezeit, also 0,5 h = 30 min = 00:30 h.
Es ist üblich diese Darstellungsform in der Rechnung zu wählen, da die Multiplikation mit dem Stundensatz dann intuitiver ist.
Im Leistungsnachweis haben wir uns entschieden die Minutenansicht zu wählen, da es so einfacher zu lesen ist wie viel pro Tag genau gearbeitet wurde.
Sie können die Rechnung beruhigt rausschicken, die Eurowerte und auch die Stunden stimmen überein.
