Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Was genau bedeutet das, und wie kann SpikeTime als Software zur Arbeitszeiterfassung dabei helfen, diese Pflicht auf einfache Art ohne großen Aufwand zu erfüllen.

Arbeitszeiterfassung - Warum ist diese Pflicht?

Hier geht es hauptsächlich um den Arbeitnehmerschutz. Eine Arbeitszeiterfassung ist für Arbeitnehmer wichtig, um sicherzustellen, dass sie nicht zu viel arbeiten und ihre Gesundheit dadurch gefährden. Es ist auch wichtig, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter genau nachverfolgen können, um sicherzustellen, dass sie die gesetzlichen Vorschriften zur maximalen Arbeitszeit und zu Pausen einhalten. Eine Arbeitszeiterfassung hilft auch dabei, faire Löhne zu berechnen und sicherzustellen, dass Arbeitnehmer für ihre tatsächliche Arbeitszeit bezahlt werden.

Das Urteil des EuGh vom 14. Mai 2019 legt fest, dass eine Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter in der EU Pflicht ist
Das BAG (Bundesarbeitsgericht) hat dies am 13. September 2022 bestätigt und festgestellt, dass eine Zeiterfassung lt. §3 des Arbeitsschutzgesetzes Pflicht ist.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt ohne Ausnahmen für alle Unternehmen und deren Mitarbeiter.
Mindestens Beginn, Ende und die Pausen eines jeden Arbeitstages sind aufzuzeichnen und zu dokumentieren

Laut BAG gilt dies schon jetzt und folgt aus der Festlegung in § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Was müssen Unternehmen also jetzt tun, um dem nachzukommen?

Wer muss Arbeitszeiten erfassen?

Prinzipiell muss jeder Arbeitnehmer seine Arbeitszeiten erfassen und dokumentieren. Es gibt lt. Arbeitsschutzgesetz allerdings einige Ausnahmen, auf die dies nicht zutrifft. Diese sind:

leitende Angestellte und Chefärzte
Leiter von öffentlichen Dienststellen und Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst mit Personalentscheidungsbefugnis
Arbeitsnehmer, die in häuslicher Gemeinschaft Personeen erziehen, pflegen oder betreuen
im liturgischen Bereich der Kirchen und der Religionsgemeinschaften.

Damit sind die meisten dazu verpflichtet Ihre Arbeitszeiten nachvollziehbar zu erfassen. Nicht enthalten sind Selbstständige, die auf Stundenbasis arbeiten und sowieso eine Projektzeiterfassung machen müssen, um korrekt bezahlt zu werden.

Wie müssen Arbeitszeiten erfasst werden?

Dies lässt das BAG Urteil leider noch völlig offen. Der EuGH schreibt, dass die Zeiten verlässlich, objektiv und zugänglich erfasst werden sollen. Aber ob dies auf handschriftlichen Stundenzetteln oder in einer digitalen Lösung geschehen muss ist nicht abschließend geklärt. Mit Beschluss vom 13.09.2022 ist es nicht zwingend notwendig eine elektronische Zeiterfassung einzuführen. Die "Einführung" einer Zeiterfassung mit handgeschriebenen Stundenzetteln entspricht aber wohl eher dem Vorgehen von vor 20 Jahren und ist definitiv nicht mehr zeitgemäß.

Eine digitale Zeiterfassung ist bislang nicht explizit gefordert, aber aus unserer Sicht auf jeden Fall zeitgemäß.
Es müssen mindestens Beginn und Ende der Arbeitszeit und die entsprechenden Pausen erfasst werden
Stundenzettel in Excel oder handschriftlich würden wahrscheinlich genügen, lassen sich aber nur schwer nachvollziehen

Für die Arbeitszeiterfassung gibt es viele verschiedene Lösungen und Anbieter. Die einfachste, aber nicht mehr zeitgemäße Lösung ist eine einfache Excel-Tabelle, in der jeder Mitarbeiter seine Zeiten einträgt. Mehr auf dem Stand der Zeit ist eine digitale online Zeiterfassung.

Welche Zeiten gelten eigentlich als Arbeitszeit?

Arbeitszeit ist die Zeit, die jemand für seine Arbeit aufwendet. Dazu gehören beispielsweise die Zeit, die man am Arbeitsplatz verbringt, und die Zeit, die man für die Arbeit zu Hause aufwendet. Pausen, Ruhezeiten und der Weg zur Arbeit werden davon ausgeschlossen. Arbeitszeit ist immer vergütet, und die Höhe der Vergütung wird in der Regel im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegt.

Details zur festgelegten Arbeitszeit können im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder auch in einer Betriebsvereinbarung festgelegt werden
Reisezeit kann je nach Beschäftigungsverhältnis auch zur Arbeitszeit gehören, bspw. als Vertriebler im Außendienst
Rüstzeit, also bspw. die Zeit zur Einrichtung von Werkzeugen oder bei Mitarbeitern, die am PC arbeiten die Zeit, die der Computer zum hochfahren benötigt zählt ebenso zur Arbeitszeit.
Bereitschaftsdienste sind ebenso als Arbeitszeit zu sehen

Kurz gesagt ist die Zeit, die der Arbeitnehmer FÜR seine Firma verbringt immer Arbeitszeit und muss dementsprechend auch erfasst werden.

Müssen auch Pausenzeiten erfasst werden?

Ja. Gesetzliche Pausenzeiten sind für Arbeitnehmer nach einer bestimmten Arbeitszeit vorgeschrieben.

Nach einer Arbeitszeit von mehr als sechs und bis zu neun Stunden steht einer Arbeitnehmer eine Pause von mindestens 30 Minuten zu
Nach mehr als neun Stunden muss eine Pause von mindestens 45 Minuten gemacht werden
Arbeiter dürfen nicht länger als sechs Stunden ohne Unterbrechung arbeiten

Die gesetzlichen Pausenzeiten sind festgelegt und müssen eingehalten werden. Arbeitnehmer haben Anspruch auf eine Ruhepause nach einer bestimmten Arbeitszeit.

Wie kann die digitale Arbeitszeiterfassung mit SpikeTime helfen?

Die digitale Arbeitszeiterfassung bietet viele Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber und erfüllt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung quasi nebenbei.

Eingabe von genauen Daten, die Beginn, Ende und Pausen festhalten
Änderungen an Datensätzen werden sichtbar und lassen sich nachvollziehen
Die Arbeitszeiten werden, wie vom EuGH-Urteil verlangt automatisch aufbewahrt
Außerdem können die erfassten Zeiten für weitere Auswertungen, die Berechnung der Projektprofitabilität etc. verwendet werden

SpikeTime bietet all diese Möglichkeiten und hilft, die Arbeitszeiten in Kleinbetrieben und auch in größeren Unternehmen im Sinne des europäischen Gerichtshofs zu dokumentieren.

Aber die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung ist aufwendig und teuer!

...nicht mit unserer Software. Sie melden sich an, laden Ihre Mitarbeiter ein und diese können direkt anfangen mit dem Browser oder auch mit der praktischen App zur Zeiterfassung ihre Zeiten zu dokumentieren.

Einführung der Arbeitszeiterfassung ohne großes TamTam - Anmelden, Mitarbeiter anlegen und los geht's
Keine Schulung der Mitarbeiter für die Zeiterfassung notwendig
Die Zeiterfassung mit SpikeTime, die nebenbei auch noch die Urlaubsverwaltung enthält kostet nur 5€ je Mitarbeiter und Monat