Lege Projekte mit Budget in Stunden oder Euro an, ordne Stundensätze auf Kunden-, Projekt- oder Leistungsebene zu und sieh in einer Übersicht, wo wie viel verbraucht ist.
Intuitive Zeiterfassung, die einfach funktioniert. Anpassbar für alle Branchen. Auf allen Geräten, ohne zusätzliche Hardware.
Urlaub digital beantragen und genehmigen. Ohne zusätzliche Kosten. Diverse Abwesenheitsarten, wie Krankheit, Elternzeit, etc..
Gesetzeskonforme Zeiterfassung mit Pausenzeiten. Abbildung von Teilzeit-Verträgen. Automatische Berechnung der Überstunden.
Rechnungserstellung und Versand in unter einer Minute. Viele Rechnungsvorlagen, erweiterbar mit eigenem Briefpapier.
Auf der Übersichtsseite siehst du alle aktiven Kunden und Projekte, jeweils mit Budgetverbrauch in Prozent und dem hinterlegten Stundensatz. Wer 80 Kunden und 200 Projekte hat, filtert per Suche. Stammdaten und Projektname werden gemeinsam durchsucht.
Wenn ein Projekt über 80 % des Budgets liegt, färbt sich die Zeile gelb. Über 100 % rot. So findest du die kritischen Projekte, ohne durch die Liste zu scrollen.
Wenn ihr schon mit Jira, Asana oder einer ähnlichen PM-Software arbeitet, übernimmt SpikeTime das, was diese Tools nicht gut abbilden: die Abrechnung pro Kunde und Projekt mit unterschiedlichen Stundensätzen.
Für jedes Projekt legst du fest, ob es verrechenbar ist oder intern läuft. Bei verrechenbaren Projekten kannst du ein Budget in Stunden oder Euro hinterlegen. Über Projektleistungen verfeinerst du den Stundensatz pro Tätigkeit – zum Beispiel 95 €/h für Entwicklung, 130 €/h für Beratung.
Im Tab Berechtigungen stellst du das Projektteam zusammen und legst fest, wer welche Buchungen sehen darf.
Kategorien sind farbige Tags für wiederkehrende Tätigkeiten – etwa „Bugfix", „Akquise", „interne Abstimmung". Du legst sie einmal an, der Mitarbeiter wählt sie bei der Erfassung. Im Reporting filterst du nach Kategorie und siehst, wie viel Zeit in welche Art von Arbeit fließt.
Leistungen sind die zweite Ebene, für die Verrechnung. Auf der Leistungsübersicht legst du sie global an, mit eigenem Stundensatz. Bei der Zeiterfassung wählt der Mitarbeiter die passende Leistung, der korrekte Satz wird automatisch übernommen.
Was du wofür nimmst: Kategorien sind dein internes Auswertungswerkzeug. Damit siehst du, wie viel Zeit in Akquise, in Bugfixes, in Abstimmungen fließt. Leistungen bestimmen den Stundensatz auf der Kundenrechnung. Ein Eintrag kann beides bekommen.
Abgeschlossene Projekte verschwinden im Archiv. In der Erfassung schlägt SpikeTime sie nicht mehr vor, im Reporting kannst du sie weiterhin auswerten. Wichtig für den Jahresabschluss und für nachträgliche Auswertungen, wenn etwa ein Kunde Monate später nach dem Stundenaufwand für ein bestimmtes Modul fragt.
Archivieren ist ein manueller Schritt. Das Projekt verschwindet erst, wenn du es bewusst archivierst. Versehentlich archivierte Projekte holst du genauso einfach wieder zurück. Kunden archivierst du analog, sobald die Geschäftsbeziehung endet.
Erst legst du den Kunden an, dann fügst du Projekte hinzu. Sobald ein Projekt existiert, steht es in der Zeiterfassung zur Auswahl.
Du berechtigst Mitarbeiter pro Projekt einzeln. Pro Projekt legst du fest, ob der Mitarbeiter nur seine eigenen Buchungen sieht oder auch die der anderen Projektmitglieder.
Zusätzlich entscheidest du, ob ein Mitarbeiter nur mit Projekten arbeiten darf, die der Administrator angelegt hat, oder ob er selbst neue Projekte anlegen kann.
Pro Projekt entscheidest du, ob das Budget in Stunden oder in Euro läuft.
Bei Stunden-Budget zählt SpikeTime die erfassten Stunden des Teams gegen das Limit. Bei Geld-Budget werden die Stunden mit dem jeweiligen Stundensatz multipliziert und gegen das Euro-Limit gehalten.
Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, archivierst du es. Alle Zeitdaten bleiben erhalten, das Projekt taucht aber nicht mehr in der Auswahl auf.
So bleibt die Zeiterfassung übersichtlich, ohne dass du Daten verlierst.
Leistungen kannst du global für den ganzen Account oder pro Projekt definieren. Sie dienen zur Kategorisierung der Buchungen und legen den passenden Stundensatz fest.
Den Stundensatz hinterlegst du auf vier Ebenen: Kunde, Projekt, Leistung, Projektleistung. SpikeTime errechnet daraus die Umsätze automatisch und beschleunigt die Rechnungsstellung.
Alle Kunden und Projekte stehen auf einer Seite, jeweils mit aktuellem Budgetverbrauch und hinterlegtem Stundensatz. Über die Suche bleibt auch ein großer Kundenstamm beherrschbar.
Das Kunden- und Projektarchiv nutzt du für abgeschlossene Projekte, damit die Eingabe übersichtlich bleibt. Mitarbeitern stellst du nur aktive Projekte zur Auswahl. Auf den Seiten Berichte oder Liste wählst du archivierte Projekte für die Auswertung trotzdem aus.
Per Klick springst du in den detaillierten Projektbericht. Dort sehen Administratoren und Manager die wichtigsten Projektkennzahlen auf einen Blick.
Bei Kunden erfasst du unter anderem die Adresse, die SpikeTime automatisch für die Rechnungserstellung übernimmt.
Für Projekte legst du zuerst fest, ob das Projekt verrechenbar ist – also ob ein Stundensatz dahintersteht, der an den Kunden verrechnet wird – oder ob es intern läuft. Anschließend hinterlegst du ein Projektbudget in Euro oder Stunden.
Über Projektleistungen verfeinerst du den Stundensatz pro Tätigkeit. Im Tab Berechtigungen stellst du das Projektteam zusammen.
Die Leistungsübersicht zeigt alle global verfügbaren Leistungen. Wie bei Kunden und Projekten kannst du sie archivieren, eine Suche erleichtert die Navigation.
Globalen Leistungen gibst du einen Stundensatz mit, der bei Auswahl in der Zeiterfassung gilt. Typische Beispiele sind Projektdurchführung und Wartung beziehungsweise Gewährleistung – hier laufen meist unterschiedliche Sätze.
Kategorien sind die zweite Option, um Buchungen zu strukturieren. Du legst sie als farbige Tags auf der Übersichtsseite an und wählst sie in der Zeiterfassung aus. Sie eignen sich vor allem für wiederkehrende Tätigkeiten.
