Die Abrechnung einer Dienstreise ist schnell erledigt, wenn man die Regeln kennt. In der Praxis tauchen trotzdem immer wieder dieselben Fragen auf: Wie hoch ist die Pauschale am Anreisetag? Muss das Frühstück im Hotel abgezogen werden? Welcher Satz gilt im Ausland? Mit unserem Reisekostenrechner erstellst du eine vollständige Reisekostenabrechnung, ohne diese Fragen selbst beantworten zu müssen. Der Rechner ist kostenlos und funktioniert ohne Registrierung.
So funktioniert der Rechner
Zuerst gibst du die Eckdaten der Reise ein: Sitz des Arbeitgebers, Reisezweck, deinen Namen, das Reiseziel sowie Abfahrt und Ankunft mit Uhrzeit.
Aus Abfahrt und Ankunft ermittelt der Rechner die Reisetage und die Verpflegungspauschale für jeden Tag. Anschließend erfasst du die tatsächlich entstandenen Kosten:
- Übernachtungen, wahlweise mit Rechnung oder als Pauschale. Hast du privat übernachtet, wählst du die entsprechende Option.
- Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug. Du gibst die gefahrenen Kilometer an, der Betrag wird mit dem gesetzlichen Satz berechnet.
- Sonstige Belege wie Bahntickets, Taxi oder Parkgebühren. Belege in Fremdwährung sind möglich, den Umrechnungskurs trägst du selbst ein.
Das Ergebnis: eine unterschriftsfertige Abrechnung
Am Ende lädst du die Abrechnung als PDF herunter. Sie enthält alle Positionen nach Kategorien gegliedert, jeweils mit Datum und Zwischensumme, den Auszahlungsbetrag sowie Unterschriftsfelder für dich und deine Vorgesetzten. Zusammen mit den Belegen kann sie direkt an die Buchhaltung gehen.
Gestellte Mahlzeiten werden berücksichtigt
Eine häufige Fehlerquelle sind Mahlzeiten, die der Arbeitgeber bezahlt. In diesem Fall wird die Verpflegungspauschale gekürzt. Das gilt auch, wenn das Frühstück im Übernachtungspreis enthalten ist und die Hotelrechnung vom Arbeitgeber erstattet wird. Im Rechner gibst du für jeden Reisetag an, welche Mahlzeiten gestellt wurden. Die Kürzung wird automatisch berechnet.
Bei einer dreitägigen Reise mit Frühstück im Hotel ergeben sich so 44,80 € statt 56 €. Leicht übersehen wird dabei der Abzug am Abreisetag. Er gilt, sobald an diesem Morgen ein gestelltes Frühstück eingenommen wurde.
Regeln für Deutschland und Österreich
Ob nach deutschem oder österreichischem Recht abgerechnet wird, hängt vom Sitz des Arbeitgebers ab. Die beiden Systeme unterscheiden sich deutlich. In Österreich wird das Taggeld in Zwölfteln je angefangener Stunde berechnet, ein gestelltes Frühstück führt zu keiner Kürzung, und das Kilometergeld beträgt 0,50 €.
Grundlage sind die amtlichen Sätze für 2026. Für Deutschland ist das das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025, für Österreich die Reisegebührenvorschrift in Verbindung mit der Kilometergeldverordnung.
Auslandsreisen über mehrere Länder
Führt eine Reise durch mehrere Länder, legst du für jedes Land einen Abschnitt mit Beginn und Ende an. Der Rechner enthält die Auslandssätze für mehr als 200 Länder und Städte und ordnet jedem Reisetag den passenden Satz zu. Nach deutschem Recht ist dabei das Land maßgeblich, in dem du dich um 24 Uhr aufgehalten hast. Nach österreichischem Recht wird in 24-Stunden-Abschnitten ab Reisebeginn gerechnet und anteilig auf die Länder verteilt.
Datenschutz
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Du kannst den Rechner direkt für deine nächste Reise nutzen: Reisekostenabrechnung erstellen.
Der Rechner wendet die gesetzlichen Pauschalen an. In Sonderfällen, etwa bei längerfristigen Einsätzen an derselben Tätigkeitsstätte, gelten abweichende Regeln. Bei Fragen hilft deine Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung.