Kunden und Projekte

Auf der Kunden- und Projektliste in SpikeTime können die Kunden und Projekte übersichtlich verwaltet werden. Von der Anlage neuer Kunden über die Projektverwaltung mit verschiedenen Abrechnungsarten bis hin zu umfassenden Projektberichten – hier finden Sie alle Funktionen für ein professionelles Projektmanagement.

Übersicht und Suche

Im oberen Bereich der Kunden- und Projektliste können Kunden und Projekte gesucht werden, wobei eingeschaltet werden kann, ob nach Kunden oder Projekten gesucht wird.

Kunden verwalten

Neuen Kunden anlegen

Um einen neuen Kunden anzulegen, kann man auf "Neuen Kunden anlegen" klicken.

Kundendaten

In den Kundendaten wird der Name, ein Kommentar und ein Text, der immer bei der Zeiterfassung angezeigt wird, hinterlegt. Außerdem kann der Standardstundensatz des Kunden eingestellt werden.

Rechnungsdaten

In den Rechnungsdaten können die einzelnen Daten, die für die Rechnung an den Kunden relevant sind, hinterlegt werden.

Projekte verwalten

Unterhalb von Kunden befinden sich die Projekte. Neue Projekte können über das Plus-Symbol am Kunden hinzugefügt werden.

Projektdaten

Ein Projekt hat einen Namen, ist dem Kunden zugeordnet, ein Kommentar und auch hier kann ein Text hinterlegt werden, der immer bei der Eintragung von neuen Arbeitszeiten für dieses Projekt angezeigt wird.

Projektleistungen

Zusätzlich zum eigentlichen Buchen auf das Projekt gibt es die Möglichkeit, Projektleistungen anzulegen, um das Projekt weiter zu unterteilen.

Abrechnungen und Budgets

Auf dem Reiter Abrechnungen und Budgets kann festgelegt werden, wie das Projekt abgerechnet wird. Hierbei gibt es die Möglichkeit, entweder nach Aufwand (also mit Stundensätzen) abzurechnen oder den für das Projekt vereinbarten Festpreis einzugeben oder für interne Projekte keine Abrechnungen zu wählen.

Abrechnung nach Aufwand

Bei der Einstellung "Nach Aufwand" kann sowohl der Projektstundensatz festgelegt werden, als auch für die einzelnen Leistungen eigene Stundensätze definiert werden.

Budgets

Außerdem kann beim Definieren eines Projektes nach Aufwand ein Budget festgelegt werden. Dieses Budget kann entweder ein monatliches Budget sein (das heißt, jeden Monat hat man für das Projekt das gleiche Budget) oder auch ein einmaliges Budget. Diese Budgets werden später im Projektbericht gegen die tatsächlich angefallenen Kosten für den Kunden verrechnet. Gemeinsam mit den Kosten werden daraus auch Margen und Deckungsbeiträge berechnet.

Mitarbeiterstundensätze

Bei der Einstellung "Nach Aufwand: Mitarbeiterstundensätze" werden Stundensätze angelegt (zum Beispiel für einen Senior Developer ein Stundensatz) und dann werden Mitarbeiter diesen Stundensätzen zugeordnet.

Festpreis

Bei der Variante Festpreis wird nicht nach Stundensätzen abgerechnet, sondern es wird ein fixer Preis, der mit dem Kunden vereinbart wurde, hinterlegt. Auch hier wird dieser dann für die Berechnung in den Projektberichten verwendet.

Berechtigungen

Der Reiter Berechtigungen ermöglicht einzelne Benutzer für dieses Projekt zu berechtigen. Hierbei kann auch festgelegt werden, dass die zugeordneten Mitarbeiter auch die Zeiteinträge der anderen am Projekt beteiligten Mitarbeiter sehen können oder auch bearbeiten können.

Archivierung

In der Projektliste können Projekte und Kunden archiviert werden. Wenn Projekte oder Kunden archiviert werden, dann erscheinen diese nicht mehr bei der Auswahl der Zeiterfassung, aber die bereits erfassten Daten bleiben vorhanden und können weiterhin ausgewertet werden.

Das Archiv zeigt alle archivierten Projekte und Kunden. Von hier aus können diese auch wieder aktiviert werden.

Projektberichte

Für jedes Projekt steht ein umfassender Projektbericht zur Verfügung. Dieser zeigt je nach Abrechnungsart und je nach eingestelltem Budget oder Festpreis entsprechende KPIs und die erfassten Arbeitszeiten, Umsätze und Margen im Zeitverlauf.

Auf der Projektreports-Seite kann leicht zwischen den verschiedenen Projekten umgeschaltet werden, um einen umfassenden Überblick zu erhalten.