Dein Team bucht jede Stunde auf Kunde und Projekt. SpikeTime zeigt dir, wie viel vom Retainer in diesem Monat noch übrig ist, und warnt dich per E-Mail, bevor ein Projekt sein Budget überschreitet.
7 € pro Nutzer und Monat, alle Funktionen inklusive.
Betreuungsverträge deiner Agentur legst du als Projekt mit Monatsbudget an, in Stunden oder in Euro. Zum Monatswechsel startet das Budget neu, und du siehst jederzeit, wie viel davon in diesem Monat schon gebucht ist.
Kampagnen und Website-Projekte laufen als eigene Projekte, abgerechnet nach Aufwand oder als Festpreis. Für Leistungen wie Konzeption oder Design hinterlegst du eigene Stundensätze. Auf Wunsch rechnest du stattdessen mit dem Satz des jeweiligen Mitarbeiters ab.
Kunden- und Projektverwaltung →
In der Projektübersicht steht neben jedem Projekt, wie viel Prozent des Budgets gebucht sind. Erreicht ein Retainer die Grenze, die du festlegst, zum Beispiel 80 %, bekommst du eine E-Mail. Dann sprichst du mit dem Kunden über Mehraufwand, bevor die Stunden aufgebraucht sind.
Wird der Retainer erweitert, trägst du ab dem passenden Monat den neuen Monatsbetrag ein. Die früheren Beträge bleiben in der Liste stehen. Für eine einmalige Zusatzleistung legst du ein eigenes Projekt mit Budget an.
Aus den gebuchten Stunden entstehen der Stundennachweis für den Kunden und die Rechnung. Die Auswertung zeigt dir, was jedes Projekt einbringt.
Am Monatsende stellst du die Stunden eines Kunden zusammen und schickst den Stundennachweis als PDF oder Excel-Datei. Du kannst ihn auch per Link freigeben. Der Kunde sieht seine Stunden dann im Browser, ohne einen eigenen Zugang zu SpikeTime.
Verrechenbare Stunden übernimmst du per Schalter in die Rechnung, jede Position mit ihrem Stundensatz. Die Rechnung erstellst du als PDF oder als E-Rechnung, mit deinem Agenturlogo im Kopf.
Rechnungen und E-Rechnung →
Jedem Mitarbeiter gibst du einen internen Kostensatz. Der Projektbericht stellt damit Umsatz und Kosten gegenüber und zeigt die Marge je Projekt. Bei einer Kampagne zum Festpreis erkennst du so früh, ob der Preis die gebuchten Stunden noch trägt. Filter und Spalten speicherst du als Auswertung und rufst sie mit einem Klick wieder auf.
Auswertungen und Berichte →
Für Pitches und Akquise legst du interne Projekte an, einzelne Einträge kennzeichnet dein Team als nicht verrechenbar. Mit einer eigenen Kategorie für Korrekturschleifen siehst du später, wie viel Zeit bei welchem Kunden in Änderungen gegangen ist. Die Auswertung zeigt, wie viel der Kundenarbeit tatsächlich auf der Rechnung landet.
„Wir erfassen die Supportzeiten unserer Kunden und exportieren diese für die Rechnungsstellung.“
Texter oder Fotografen, die frei für deine Agentur arbeiten, bekommen einen eigenen Zugang. Sie buchen nur auf die Projekte, denen du sie zuordnest, und sehen nur ihre eigenen Einträge. Auf dem Stundennachweis erscheinen ihre Stunden wie die deines festen Teams, und über ihren Kostensatz zählen sie in der Marge mit.
Rollen und Rechte →Dein Team startet die Stoppuhr für die Aufgabe, an der es gerade arbeitet, im Browser oder in der App für iOS und Android. Wer lieber nachträgt, erfasst seine Projektzeiten am Ende des Tages von Hand.
Aus den Projektbuchungen führt SpikeTime das Stundenkonto jedes Mitarbeiters, mit Überstunden und Minusstunden. Urlaub beantragt das Team im selben Tool, Krankheitstage stehen dort ebenfalls. Damit erfüllst du auch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Für den Start reicht eine kurze Runde im Team: wer worauf bucht und wofür die Agentur die Zahlen braucht. Wer nur buchen soll, bekommt eine Rolle, mit der er ausschließlich seine eigenen Einträge sieht.
Ein Assistent führt dich durch die Grundeinstellungen. Danach legst du Kunden und Projekte mit ihren Stundensätzen an und lädst dein Team per E-Mail ein. Bei größeren Datenmengen importieren wir die Stammdaten für dich, aus Excel oder aus einem anderen System.
Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließt du in den Kontoeinstellungen ab.
7 € pro Nutzer und Monat, netto
Alle Funktionen sind enthalten, vom Retainer bis zur Rechnung, Zusatzmodule gibt es nicht. Für eine Agentur mit zwölf Personen sind das 84 € im Monat. Eine Grundgebühr fällt nicht an, und bei jährlicher Zahlung sparst du 10 %.
Als Projekt mit monatlichem Budget, in Stunden oder in Euro. Das Budget startet jeden Monat neu. Ändert sich der vereinbarte Umfang, gilt ab dem gewählten Monat der neue Betrag.
Ja. Die Übersicht zählt weiter und zeigt dann mehr als 100 %. Die zusätzlichen Stunden kannst du nach Aufwand in Rechnung stellen.
Ja. Interne Arbeit buchst du auf Projekte ohne Abrechnung, einzelne Einträge markierst du als nicht verrechenbar. In der Auswertung stehen verrechenbare und interne Stunden getrennt.
Ja. Design und Konzeption legst du als Leistungen mit eigenem Stundensatz an. Auch je Kunde, Projekt oder Mitarbeiter lässt sich ein Satz festlegen, jede Buchung bekommt automatisch den passenden.
Ja. Über einen freigegebenen Link sieht er seinen Stundennachweis. Alternativ schickst du ihn als PDF oder Excel-Datei.
Eine fertige Anbindung gibt es nicht. Die Aufgaben bleiben in deinem Projektmanagement-Tool, Stunden und Abrechnung laufen in SpikeTime. Zeiteinträge und Projekte tauschst du über die REST-API aus.
Lege zuerst Kunden und Projekte mit ihren Leistungen an und lade dann dein Team per E-Mail ein. Erkläre am Anfang, wofür die Agentur die Stunden braucht, etwa für Nachweise an Kunden und für die Kalkulation. Wer nur buchen soll, sieht mit seiner Rolle ausschließlich die eigenen Einträge.
Ja, mit einem eigenen Zugang, der nur für die zugeordneten Projekte gilt. Abgerechnet wird pro Nutzer. Endet die Zusammenarbeit, deaktivierst du den Zugang und passt die Nutzerzahl unter Zahlung an.
Nein. Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit und keine Kündigungsfrist, du kannst deinen Account jederzeit schließen.
7 € pro Nutzer und Monat zuzüglich Umsatzsteuer, ohne Grundgebühr. Testen kannst du 14 Tage kostenlos.
Du testest 14 Tage mit allen Funktionen und ohne Zahlungsdaten. Danach endet der Test automatisch.
Wir entwickeln SpikeTime seit 2014 in Leipzig selbst weiter. Deine Fragen und Wünsche landen direkt bei den Leuten, die die Software bauen, auch nach dem Kauf. Wer wir sind
